הקמת אירוע היא משימה מורכבת, הדורשת יכולת לוגיסטית גבוהה מצד אחד ויכולת שליטה יוצאת דופן בפרטים מצד שני. הסיבה לכך נעוצה, בראש וראשונה, בכמות הממשקים הגדולה שיש להתייחס אליה. ככל שהמקום שבו נערך האירוע ערוך פחות לכך וככל שהלוגיסטיקה הכרוכה בארגון האירוע מורכבת יותר, כך ההקמה שלו דורשת מקצועיות ויכולת ארגון גבוהה.
מהם הגורמים המשפיעים על בחירת מקום האירוע? מהם הממשקים העיקריים שחשוב להיות איתם בקשר על מנת להקים אירוע מוצלח? אילו גורמים עשויים לסייע לנו בהקמת אירוע מוצלח מצד אחד, ולהקטין במידת האפשר את ההוצאות הכרוכות בו מצד שני? בשורות הבאות נרחיב את היריעה באשר לארגון נכון של אירוע, כולל הארגון הפיננסי שלו.
מהם הגורמים המשפיעים על מקום האירוע
בדרך כלל עומדים זוגות צעירים ומשפחות המעוניינות לארגן אירוע בפני הבחירה בין אירוע באולם או בגן אירועים על כל המשתמע מכך, לבין הקמת אירוע במקום נבחר, שיאפשר למארגנים ולבעלי האירוע להקים אותו על פי רצונם ולהפוך אותו לייחודי ואיכותי. בחירה באולם או בגן אירועים מפשטת מאד את התהליך. זאת, כיוון שחלקים חשובים באירוע נתונים באופן טבעי בידי המנהלים במקום שנבחר.
התפריטים, צורת הישיבה והמראה הכללי של האולם או גן האירועים. גם כלי האוכל עצמם וארגון השולחנות והכיסאות הם חלק מהעסקה הכוללת. מנגד, ארגון אירוע באופן עצמאי דורש מחשבה באשר לכל אחד מהסעיפים שהוזכרו לעיל. אחרי שנבחר מקום האירוע יש לקבל את האישורים הנחוצים מהרשויות, וכן לבצע השכרת ציוד לאירועים.
זאת, ועדיין לה דיברנו על ארגון התפריט, כיצד משנעים אותו למקום האירוע ואיך דואגים לכך שהוא יגיע למשתתפים בתנאים הטובים ביותר ויוגש להם כשהוא טרי וטעים. ואם בכל אלה לא די – ארגון ההנחיה והליווי המוזיקלי של האירוע גם הוא חשוב – מערכת הגברה והנחיה מקצועית שתהפוך את האירוע כולו לאטרקטיבי.
איך מארגנים אירוע מוצלח במינימום הוצאות
הקמת אירוע באופן עצמאי היא עניין לא פשוט. הניסיון מלמד שהדרך הנכונה לארגון אירוע איכותי היא התקשרות עם הגוף הנכון והמקצועי ביותר לשם כך. מארגני אירועים מקצועיים יסייעו בבחירת המיקום של האירוע. בשלב הבא יפנו המארגנים לרשויות, על מנת לקבל את האישורים הנדרשים ולבצע פעולות הכרחיות כמו פעולות ניקיון, ריסוס והדברה. לאחר בחירת התפריט, ידאגו המארגנים לשנע אותו למקום האירוע. ככלל, המארגנים ידאגו לכל הצדדים המעשיים והארגוניים, בהתאם להעדפות ולדרישות של מארגני האירוע.
באשר למחיר – חישוב נכון של מספר הנוכחים יחד עם בחירה נכונה של המקום ואופי האירוע, עשויים לחסוך בהוצאות. מצד אחד, יש הרבה לוגיסטיקה. מצד שני, העלויות בגין דמי השכירות לאולם או לגן האירועים מתקזזות, מה שמותיר מרווח נשימה פיננסי. רוצים לדעת עוד? צרו קשר כעת ואנשי המקצוע שלנו יחזרו אליכם בהקדם להמשך התהליך וסיוע בארגון האירוע המרגש שלכם.
