מעבר של משרד זו לא משימה פשוטה – יש מלא מרכיבים שצריך לחשוב עליהם במעבר בין אם על תאריך נכון לביצוע המעבר, משך הזמן של המעבר, מה להעביר, מה להשאיר מאחור, ועוד. לכן, אם חשבנו שמעבר דירה רגיל הוא מסובך ומתיש, מעבר של משרד גדול הוא אולי מורכב אף יותר.
לאור המורכבות הרבה הכרוכה בהעברת משרדים, יש להיערך למעבר בצורה נכונה ויסודית תוך סגירת כל הקצוות האפשריים. זאת, על מנת שהמעבר יעבור בצורה החלקה ככל הניתן – ללא הפתעות, שינויים בתכניות ועוד. לכן, אספנו כאן שאלות שחשוב שתשאלו את עצמכם לפני ביצוע המעבר, כדי לוודא שבאמת חשבתם על הכל, או לפחות כמעט על הכל.
5 שאלות שחייבים לשאול לפני העברת משרדים
- מתי הכי נכון לבצע את העברת המשרד? כשמדובר בהעברת משרד לטיימינג יש חשיבות רבה בהצלחה המעבר. ביום המעבר למשל כדאי שרוב העובדים יהיו, לכן עליכם לחשוב האם יש חופשות בתאריך שנקבע. בנוסף, התאימו את התאריך לפרויקטים וללוח הזמנים של המשרד כך שיהיה בזמן רגוע ככל הניתן. כמו כן, חשבו כמה זמן המעבר ייקח וכמה זמן עבודה יילך לאיבוד בעקבותיו, ותכננו את הצעדים שלכם בהתאם.
- מה לקחת? ואיך? הבינו היטב איזה ציוד אתם רוצים להעביר למשרד החדש, ואיזה ציוד לא. חשבו גם על הציוד במחסנים שלכם במידה ויש כאלו. כמו כן, את הציוד שאתם משאירים מאחור וודאו גם כן עם חברת ההובלה שהיא דואגת לו.
- האם יידעתי את העובדים? לערב את העובדים בלוח הזמנים של המעבר זה דבר חשוב. לכן, כנסו אסיפת עובדים והעבירו להם את נוהל המעבר על כל פרטיו, שיהיו מעורבים. למשל, איך עליהם לארוז את הציוד שלהם, מתי עליהם להעביר אותו למשרדים החדשים ועוד.
- איזה חברת הובלה מומלץ לקחת? חברת הובלה אמינה וטובה יכולה לשנות את כל החוויה של העברת המשרד. ישנן חברות הובלה שונות המציעות שירות שכזה, עליכם לוודא שמדובר בחברה מקצועית עם המלצות וניסיון. חברות ההובלה יכולות לסגור לכם פינות רבות – למשל לתאם עם ספקים שונים, לדאוג לציוד שנשאר במשרד הישן ועוד וזה יכול להקל עליכם מאוד. לכן מומלץ לבחור במקצוען שיבצע הובלת משרד באחריות מלאה כך שידאגו לכל הצרכים שלכם ויסגרו לכם את כל הקצוות.
- האם יש לי ציוד רגיש? אם התשובה היא כן, וודאו עם חברת ההובלות שהיא יודעת כיצד להעביר אותו בצורה המתאימה לו וברגישות הנדרשת ושיש לה את הציוד והניסיון לעשות כך.
לסיכום
נסו להכין לוח זמנים מפורט ככל הניתן ולחשוב על כל הדברים שיש לעשות מספיק זמן מראש, כך שיישאר לכן זמן לגמישות ושינויים שיצוצו במהלך הדרך. ככל שתחשבו על הדברים מראש תוכל להתכונן אליהם בצורה הטובה ביותר. כמו כן – לחברה ההובלה תפקיד מכריע, ולעיתים החברות, לאור הניסיון שלהן, חושבות על דברים שיש לעשות שאנחנו מפספסים. לכן, חשוב לבחור חברה אמינה ומומלצת שתוביל לכם את המשרד במקצועיות.
המון בהצלחה!
